Empezando de forma organizada: planificando de la manera correcta el contenido del portal de internet

Artículo original:  Starting Out Organized: Website Content Planning The Right Way (Kristin Wemmer - smashingmagazine.com)

El sistema organizacional de un portal de internet hace las siguientes cosas:

• Permite organizar distribuciones desde varios medios;
• Permite hacer cambios de forma rápida cuando se lo necesita (se llama planificación por una razón: ¡las cosas cambian!);
• Le ayuda a colaborar con todos los interesados.
• Muestra el desarrollo del proyecto y que es lo que falta por hacer;
• De manera ideal le lanza en el diseño actual y en la fase de construcción.

La arquitectura: cada ladrillo cuenta

Los usuarios del portal tendrán que "vivir" dentro de su sitio por un período de tiempo. Debido a esto, algunos de los principios de arquitectura del mundo real se aplican a la planificación de un sitio de internet. Un sentido de contexto y "lugar" ayuda a los usuarios a encontrar lo que están buscando. Cuando hablamos acerca de la arquitectura de un portal, hablamos acerca de la jerarquía de su navegación y su estructura. No hablamos de gráficos, texto y otras cosas cosméticas.

Se puede planear esa arquitectura de muchas formas.

Arreglo de cartas

Esta es una manera de organización basada en la jerarquía.  Para probarla, simplemente coloque todas las páginas de su portal como cartas de índices. Pide al interesado que ordene esas cartas en grupos lógicos que representen la jerarquía de navegación del portal.  Es un gran ejercicio asegurarse que el contenido del portal pueda ser encontrado en el sitio más lógico posible y que ese contenido de ideas afines está agrupado y nombrado de manera apropiada.

• ¿Para qué sirve? Para reunir información de retorno sobre que páginas y donde deberían estar en el portal.
• ¿Qué tiene de bueno? Es una gran forma para aprender las suposiciones de usuarios múltiples.
• ¿Qué tiene de malo? Los resultados deben ser tomados con pinzas. Sus participantes harán muchas adivinanzas y suposiciones.
• En resumen. Una de las principales tareas en el desarrollo del portal es hacer sentir a la gente que se le toma en cuenta. El 'arreglo de cartas' es un proceso interactivo que ayuda a la gente a que sientan que están contribuyendo.

Inventarios de contenidos

Un 'inventario de contenido' es un gran forma para entender la amplitud de su portal y el propósito de cada página. Simplemente hay que crear un hoja electrónica con todas las páginas y sus correspondientes URLs. Pero un inventario de contenido resulta más útil cuando se añade cosas como notas de página y sumarios de una sola oración de porqué existe una página. Se debe usar un inventario de contenidos para entender rápidamente la topografía y para descubrir qué y dónde debería colocarse. Es una gran forma para pensar a través de un rediseño pero pueda que no sea la mejor forma para planificar los nuevos portales.

• ¿Para qué sirve? Para entender el contexto y el propósito de las páginas del portal.
• ¿Qué tiene de bueno? Una vez que está completo,  el mover las cosas y jugar con esquemas alternativos de navegación resulta fácil. También facilita visualizar la topografía de su portal.
• ¿Qué tiene de malo? Es laborioso de crear. No es de mucho uso en la fase de desarrollo y se desactualiza muy rápido.
• En resumen. Un 'inventario de contenido' es una gran manera para encontrar páginas innecesarias dentro del portal.  Al forzarse a ver todas y cada una de las páginas y a registrarlas en un sumario es útil y hasta podría superar las desventajas del método.

Papel y libretas

A veces el papel se lo siente bien. El formato libre permite una increíble forma de expresión, y no existe nada más rápido para capturar ideas. Desafortunadamente, sus limitaciones son difíciles de ignorar.  El papel se puede perder, es difícil de compartir, se convierte en desperdicio de poca utilidad después de los primeros estados de un proyecto. Eventualmente, todo lo de un portal se vuelve digital, e ir digital lo antes posible es lo mejor. Utilícelo para capturar pensamientos en una reunión de tormentas de ideas y para explorar. Pero hágase un favor y transcríbalo o digitalícelo rápido.

• ¿Para qué sirve? Para bosquejar rápida y colaborativamente la arquitectura del portal.
• ¿Qué tiene de bueno? Se pueden mover las piezas en el papel. 
• ¿Qué tiene de malo? Cuando se ha completado un bosquejo, debe ser transcrito a otro formato para que sea útil.
• En resumen. ¡Cuida el buen ambiente de una reunión! Las reuniones con libretas son divertidas y aparentemente productivas, pero después debe revisarse lo que se anotó. Las ideas vienen rápidamente, pero el trabajo real está en decidir cuáles son apropiadas para el proyecto.

Diagramas del mapa del sitio

Un mapa visual del portal es rápido de hacer, es muy expresivo y fácil de cambiar. La gente tiene muchos métodos para la construcción de los diagramas de los mapas del sitio. Cualquiera sea la herramienta, el diagrama es una forma útil para demostrar la jerarquía. Muestra con claridad las relaciones entre páginas e indica donde el portal es superficial o profundo.

• ¿Para qué sirve? Para explicar visualmente las relaciones entre las páginas del portal.
• ¿Qué tiene de bueno? Nada ilustra mejor la jerarquía de un portal que un diagrama con líneas y flechas que indique las relaciones entre las páginas. Los clientes la entienden con naturalidad.
• ¿Qué tiene de malo? La actual relación entre las páginas puede ser difícil de aprovechar. Lo que se ve bien en un gráfico puede que no funcione bien en el portal. Un diagrama del mapa del portal no es realmente útil durante la fase de desarrollo, se convierte rápidamente en un documento muerto.
• En resumen. El diagrama de un mapa es un forma rápida para bosquejar la navegación y la jerarquía. No trate de meter otra información que simplemente no encaja.

¿Cuál escoger?

No existe un camino correcto para planificar la arquitectura de un portal.  Dependiendo del tamaño del sitio, se podrían usar todas estas técnicas. No son opuestos o mutuamente exclusivos —simplemente diferentes medios para objetivos similares.

Cuando se escoge el método de planificación de la arquitectura, se debería considerar estas cosas:

• ¿Cuán grande es el portal? La mera magnitud de algunos portales hace de estos métodos pesados o imposibles.
• ¿Qué tipo de portal es? El método de las cartas, por ejemplo, es perfecto para sitios de e-commerce pero nada adecuado para blogs.
• ¿Quién es su cliente? Mientras menos tecnológico es el cliente, más elaboradas deberán ser las descripciones y los planes.  Si su cliente entiende de portales de internet, se puede ser más conciso pero no tanto.
• Considere su flujo de trabajo. Pruebe todas las ideas, luego escoja una ligera, un proceso simple que usted y sus clientes puedan entender. Adoptar un proceso que  sea poco complejo es bueno en estos casos.

A continuación algunas recomendaciones para la planificación de la arquitectura:

• Organice el contenido de acuerdo a las necesidades del usuario, no un cuadro organizacional o como el cliente estructura su compañía.
• Dar a las páginas nombres claros y concisos.
• Sea simpático. Piense en sus usuarios típicos, llamados personas, e imagínelos navegando en el portal ¿Qué es lo que están buscando?
• Considere la creación de páginas auxiliares para encontrar rutas. Estas páginas estarán más allá de la principal navegación de su portal y estructuran varias páginas de acuerdo a las necesidades específicas del usuario.
• Si no se puede explicar de manera sucinta porqué una página podría ser útil para alguien, omítala.
• Planifique la arquitectura alrededor del contenido. No escriba contenido para ajustarse a la arquitectura.
• Cuando se negocia con  los clientes, especialmente de grandes compañías con muchos departamentos, controlar los egos puede ser difícil. Controle a cada uno con constantes alertas de los objetivos verdaderos del portal.
• No todo tiene que ser una página. Use su jerarquía de contenido como una guía. Algunos puntos podrían trabajar mejor como una entrada FAQ o de contenido en una barra lateral. Asegúrese que su método de planificación de arquitectura no le tape los ojos en esto.

La arquitectura es el hogar, no el contenido en si mismo

Como el portal en si mismo, cada una de las páginas tiene una estructura y jerarquía también. La arquitectura ayuda a los usuarios a encontrar la página correcta. La jerarquía y la semántica ayuda a los usuarios a encontrar el contenido correcto en cada página. Con demasiada frecuencia, los derechos de autor es una idea de último momento en el desarrollo del portal. No importa cuan atractivo, inteligente o interactivo sea un portal, su principal propósito es el entregar información. Un gran portal de internet está diseñado alrededor del contenido.

La mayoría de las herramientas que son muy buenas para la planificación de la arquitectura no son buenas para la planificación de contenido.  Esto causa que mucha gente se salte el proceso de planeación de contenido, abandone los derechos de copia y use su CMS como un organizador de contenido.

Wireframes (guías) HTML

Hacer nuestras propias guías (wireframes) es una manera para demostrar sus planes a los colaboradores. Es una gran herramienta visual y muy expresiva.  El inconveniente de usar wireframes manuales es que son ... manuales.  Terminará gastando el mismo tiempo en poner todo en orden y más en cada revisión. Mientras los wireframes manuales son la herramienta perfecta para muchos codificadores DIY, trate de mantener las cosas simples.  Si sobre-diseña sus wireframes, su cliente se enfocará más en lo cosmético que en la sustancia.

• ¿Para qué sirve? Los wireframes HTML son una extensión natural de los otros métodos de planificación de arquitectura. Llenan la arquitectura mostrando el contenido y los márgenes de las páginas. 
• ¿Qué tiene de bueno? Son ilustrativos y fáciles de entender. Los clientes los adoptan inmediatamente y los traslada al siguiente paso.
• ¿Qué tiene de malo? Conseguir una estructura que trabaje puede ser arriesgado. Se debe marcar manualmente el contenido. No es una gran manera de trabajar con múltiples colaboradores.
• En resumen. Los wireframes HTML son una gran manera de visualizar y planificar el contenido de un portal.

Algunas recomendaciones acerca de los wireframes manuales:

• Una vez que se consigue una buena hoja de estilo y estructura, deje solo al wireframe. No se supone que sea elegante o hermoso. De hecho, mientras menos distracciones y más simple, mejor.  La idea es que la gente se concentre en el contenido.
• Trabaje de manera natural en la transición del wireframe al desarrollo. Un simple script o alguna magia buscar-reemplazar puede colocar todo ese útil lenguaje en un producto que funciona.
• Para los portales simples, usar wireframes es el primer estado del desarrollo.  Si delinea su contenido de manera apropiada, solo pueda que necesite CSS después de eso.

Texto plano 

Muchos usan MS Word o Pages de Apple cuando empieza a escribir el contenido del portal. Las herramientas simples con frecuencia son más útiles y poderosas. En este caso, eso es solo parcialmente verdadero. Mientras los editores de texto son una gran forma para organizar el texto rápidamente, tienen sus desventajas en la planificación de portales.

• ¿Para qué sirve? Los editores de texto son una manera rápida y fácil de organizar el texto de un portal.
• ¿Qué tiene de bueno? Son de fácil lectura y casi cualquiera puede usarlo. Su ubicuidad y sus características de registro-revisión los hacen excelentes para la colaboración.
• ¿Qué tiene de malo? Los códigos creados por los editores de texto no se traducen bien en el mundo Web. Los clientes con frecuencia no entienden como un documento lineal se traduce en una arquitectura de portal de forma libre.
• En resumen. Los editores de textos son útiles para planificar el texto actual de un portal. Lo que está faltando es la navegación y como los archivos adjuntos estarán organizados. No advierta a los colaboradores que están cómodos trabajando con editores de texto de dejar de hacerlo, pero pase el contenido hacia un formato que se pueda trabajar más rápidamente.

Algunas recomendaciones en el uso de editores de texto para la planificación de portales:

• Si  se está usando un editor de texto para organizar el contenido de un portal, use formato RTF en lugar del formato de archivo propietario del editor. Le facilitará muchas cosas.
• Cree un sistema de numeración simple que haga que las páginas de su documento correspondan a una arquitectura más visual que haya creado separadamente.

Diapositivas

Como con los editores de texto, mucha gente ya tiene una herramienta para la creación de diapositivas, como PowerPoint o Keynote. De hecho, es la única herramienta de diagramación que poseen. Así,  muchos portales están planeados en PowerPoint. 

• ¿Para qué sirve? Los creadores de diapositivas se utilizan para bosquejar rápidamente la estructura y los enlaces de las páginas.
• ¿Qué tiene de bueno? Son de fácil disposición y casi todos pueden usarlas. Sus características básicas de diagramación  ayudan a unir pensamientos.
• ¿Qué tiene de malo? Los creadores de diapositivas son buenos para conseguir información pero malos para respaldarla. Sus capacidades de creación gráfica con frecuencia complican la meta del proceso. (Además, muchos íconos bonitos empezarán a aparecer en su contenido)
• En resumen. Las herramientas de presentación de diapositivas son buenas para crear wireframes. Usan un proceso familiar de una nueva manera. Pero tendrá dificultades cuando empiece a construir el portal.

Algunas recomendaciones sobre el uso de creadores de presentaciones con diapositivas en la planeación de portales:

• No sea demasiado creativo con el "diseño" de sus páginas. Evite color, gráficos y cualquier cosa que no sea específicamente la ilustración de la jerarquía de contenido.
• Mantenga el sistema muy simple. La meta es hacerlo ilustrativo y rápido. Mientras más complicado sea arrastrar páginas y actualizar enlaces, menos amigable será la exploración de nuevas opciones para la diagramación.

Jumpchart

Jumpchart le permite realizar de una forma simple y rápida wireframes HTML. Cualquier método de planeación que funcione para usted es bueno. Pero en nuestro estudio, encontramos que ninguna herramienta le da la flexibilidad o el momentum como Jumpchart, es por eso que es la herramienta que escogimos. De manera simple organiza el contenido jerárquicamente, compila los feedbacks  y exporta al siguiente estado del proceso de desaarrollo.

• ¿Para qué sirve? Jumpchart es una extensión natural de los wireframes HTML manuales.
• ¿Qué tiene de bueno? Automatiza algunas de las más importantes partes del proceso wireframing manual HTML, con las opciones de colaboración y formateo que mucha gente quiere. También exporta.
• ¿Qué tiene de malo? Jumpchart necesita de una suscripción pagada para portales más grandes.
• En resumen. Jumpchart es una gran manera para los equipos pequeños y colaboradores remotos para organizar visualmente el contenido. La capacidad de exportar a XHTML y WordPress (WXR) hace rápida la transición entre los estados de planificación y desarrollo.

Algunas recomendaciones:

• Use Jumpchart como un punto único para todos los distribuibles de su proyecto de portal. Las imágenes y los documentos pueden ser adjuntos a las páginas individuales.
• Use el sistemas de permisos para controlar quien puede ver y quien puede editar.
• Para aquellos que planean el contenido antes que la arquitectura (como nosotros), Jumpchart es una gran manera de facilitarlo dentro del mapa del sitio.

Colocando todo junto

Encontrar la correcta combinación de herramientas y procesos es una parte importante de la planificación de un portal. Se debería meter mucha cabeza hasta en el portal más pequeño. Esto puede desalentar hasta al mejor de los desarrolladores, pero debemos superar uno de los más grandes obstáculos del proceso de desarrollo: el cliente.

Llamar al cliente un obstáculo no es justo, por supuesto, pero a veces se siente así. Los clientes pueden arruinar el mejor de los procesos. Para crear un proceso de planificación que acoja el componente humano, considere como puede acomodar de mejor manera sus necesidades.

Las inevitables revisiones

Los clientes cambian de opinión, por lo que:

• Asegúrese de que su método de planificación no sea tedioso. Si la actualización del título de una simple página en PowerPoint le toma 10 minutos, repiense su método.
• Siga el orden de los pasos. 
• Revisiones en grupo. Matará a su presupuesto si realiza cambios individuales a medida que se presente la necesidad.
• Pida a su cliente que se tome tiempo en el proceso de planificación.
• Asegúrese que su contrato especifique las consecuencias de las revisiones. Sea explícito.

Colaboración

Si planifica en el vacío, terminará con una pila de pelusas. El secreto de una planificación eficiente está en incluir a los que tienen autoridad en el proceso. Si involucra tarde en la arquitectura y el contenido a los accionistas, espere tener que hacer muchos cambios.

Consiga la aprobación de la arquitectura, el contenido y los entregables antes de ir al siguiente paso. Los CMS' modernos tienen plantillas que pueden acomodar una gran variedad de contenido, que podrían hacerle creer que la organización del contenido y la arquitectura no son su problema, pero si son. Si escribe el CSS y la programación sin entender lo que está construyendo exactamente, se verá obligado a tratar de acomodar contenido dentro de una plantilla que no está preparado para él. El contenido es primero.

• Si su planificación es en línea, envíe correos electrónicos a todos los que pueda. Si planifica en papel, imprima varias copias y confíe en que la mayoría vea su plan.
• Sea claro al pedir las aprobaciones. Pídalas por escrito.
• Pida reuniones.

Explicaciones: talón de Aquiles

Puede ser un gran diseñador, programador, arquitecto o gerente, pero si no puede mostrar el progreso y entregar ideas a los clientes, fracasará. Los clientes necesitan información de retorno. Necesitan ver como va su proyecto. Decirles es una cosa; mostrarles es otra. Muchos grandes potenciales portales no tuvieron éxito porque el diseñado no explicó de manera efectiva que estaba pasando:

• Muestre, no diga. 
• No formatee el contenido demasiado. Manténgalo simple.

Continúe

Es el momento de empezar el diseño y construcción del portal ¿Necesita empezar de nuevo ó sus planes aceleran el proceso? ya se dijo, pero el plan que no tiene momentum es un desperdicio.  Si tiene que volver a digitar, organizar o explicar su plan para empezar el siguiente paso, ha estado perdiendo el tiempo.

Un gran proceso de diseño se construye en base al contenido del portal. Un gran proceso le permite construir en el último paso.  Para ser eficiente en el costo-beneficio, el proceso debería incluir  solo los pasos críticos. Una transición brusca desde la planificación hasta la construcción del portal es un obstáculo común. Con frecuencia, la gente que planifica un portal y se comunica con el cliente no es la que en realidad construye el portal. Esto significa que los documentos de planificación tienen que ser expresivos y comprensibles para trasmitir el proceso que ha sido seguido hasta la fecha.

Para evitar costosas revisiones y frustraciones del equipo al tener un proceso que le rebota en el desarrollo en lugar de requerir un mayor investigación.  Seguro, el proceso debería ser fluido, pero un buen plan asegura momentum.

Algunas recomendaciones de partida

• Sea específico en lo que quiere del cliente. Pida textos digitales, imágenes dimensionadas para internet, etc.
• Mantenga todos los entregables en un solo lugar, y colóquelos ahí tan pronto los consiga.
• Pide cambios escritos, preferiblemente por correo electrónico para que quede estampada la hora y la fecha.
• Use  la búsqueda avanzada de portales de Google para aprender rápidamente sobre el tamaño correcto del portal y la forma si su proyecto es un rediseño.
• Pida a su cliente el acceso a estadísticas viejas. Aprender como la gente estuvo accediendo al contenido es importante si está planeando un nuevo portal.
• Evite ser demasiado específico en los primeros pasos. Trabaje de lo general a lo específico, y no se empantane en detalles antes que se conviertan en importantes.

Envuelva

Como profesionales, necesitamos acoger los mejores métodos de planificación en nuestros proyectos. Es bueno ser ágiles, pero no deje atrás a su cliente o a la meta del proyecto. La verdadera agilidad está en ser adaptable y reaccionar rápidamente. La planificación de un portal es una tarea de enormes proporciones, pero puede ser realizado si hace un proceso que funcione.

• Comprenda las metas del portal.
• Reúna recursos.
• Organice los recurso de alto nivel y del nivel de página.
• Evalúe su trabajo basado en los perfiles del usuario.
• Demuestre su plan.
• Consiga aprobación.
• Muévase.

Algunos diseñamos muy rápido. Usted necesita tomar muchas decisiones antes de empezar a trabajar en un wireframes o plantillas basados en pixels. Si empieza a diseñar antes de entender la amplitud y profundidad del contenido de su contenido que tendrá su portal, inevitablemente tendrá que meter cosas en lugares que no caben.

Construir un portal es como contar una buena historia. Se empieza con perfil cohesivo y un argumento claro. No importa cuan fantástico se vea su portal o cuan bien funcione, eventualmente alguien lo leerá. Alguien tendrá que navegarlo. Los verdaderos portales ponen atención en el contenido y la organización. No hay manera de engañar. La grandeza viene de un plan sólido. 

Related post