Menos es mejor
En los negocios como en virtualmente todas las demás clases de escritura, importa lo conciso. Irónicamente, como la información escrita es más y más importante para el correcto funcionamiento de los negocios, la gente está menos dispuesta a leer. De manera creciente, las revistas y otros productos que solían usar artículos de 2 000 palabras están cortándolos a 500 palabras. Use palabras moderadamente, corte la prosa florida y evite las oraciones largas sin significado. Como el Zorro enseño a su hijo, "¡Entra, haz tu Z y sal¡ –vaya al grano y diga lo que tiene que decir.
Evite la jerga
Intente usar un lenguaje plano. Inclusive para la gente de su mismo campo profesional, la jerga es con frecuencia ineficiente. Hay una razón por la que la jerga es usada con tanta frecuencia cuando un escritor no quiere decir algo.
Escriba una vez, revise dos
Revise apenas escriba y otra vez después de unas horas, o mejor, días. Nada causa más vergüenza que un error de tipografía en un documento formal. No es justo –los errores tipográficos pasan– pero la gente le juzgará por esos errores. Excepto que sea una emergencia, siempre busque el tiempo para dejar a un lado lo que escribió y retomarlo después. El cerebro tiene sus trucos e ignorará los errores que acaba de cometer; un tiempo trabajando en algo más le permitirá detectar esos errores que alguien más los leerá.
Escriba una vez, revise dos
Lo se, ya lo dije, pero quiero decir algo más. Además de encontrar los errores tipográficos y otros, tener algo de tiempo entre lo que se escribe y se re-lee le permitirá detectar errores de tono que de otra forma se le escapan y le causan problemas. Por ejemplo, cuando estamos molestos, con frecuencia escribimos cosas que en realidad no queremos que alguien lea. Asegúrese que su trabajo diga lo que quiere decir y como lo quiere decir antes que llegue a la audiencia.
Ponga atención especial a nombres, títulos y géneros.
Esta bien, hay una cosa que ocasiona más vergüenza que un error tipográfico: llamar señor a una señora de forma consistente durante todo un documento. Si no está seguro use un lenguaje neutral.
Guarde maquetas
En cualquier momento que escriba una carta especialmente buena, email, memo u otro documento, existe una ligera oportunidad para un uso futuro. Aunque apurarse al escribir es una de las principales causas de los errores, las maquetas le pueden ahorrar tiempo y errores. Eso si, asegúrese de remover las informaciones específicas.
Sea profesional, no necesariamente formal
Existe la tendencia para pensar que todas las comunicaciones de negocios son formales, lo que no necesariamente es cierto o productivo. El lenguaje formal es adecuado para los documentos legales o las aplicaciones de empleo, pero como la jerga, se vuelve invisible, obscureciendo en lugar de dar mayor significado. Al mismo tiempo, recuerde que informal no significa no profesional –absténgase de comentario personales, bromas subidas de tono y rumores. Recuerde que muchos negocios (posiblemente suyos) requieren por ley mantener copias de la correspondencia – no envíe por email, correo o circulares material que que le incomodaría sean leídos en una audiencia pública.
Recuerde las cinco preguntas
Sus comunicaciones deberían contestar todas las preguntas relevantes para la audiencia: ¿Quién? ¿Qué? ¿Cuándo? ¿Dónde? ¿Porqué?
Pida acción
El contenido de documentos que son simplemente informativos son rara vez retenidos muy bien. La mayoría de las comunicaciones de negocios se realizan con un propósito, así que asegúrese que incluyan un llamado a la acción – algo que se espera que el lector haga. Mejor aún, algo que el lector debería hacer en ese momento. No deje a sus lectores que decidan que hacer con la información que les entregó.
No de muchas opciones
Idealmente no de una sola. Si busca fijar una hora para una reunión, de una sola hora y pida confirmación o que presenten una hora diferente. Máximo de dos opciones y pida que escojan una.
¿Qué hay de interesante para los lectores?
Una parte fundamental de una escritura efectiva es describir los beneficios, no los aspectos ¿Porqué le debería importar al lector? Por ejemplo, a nadie le importa que Windows 7 pueda correr en modo de 64 bits – lo que interesa es que puede manejar más memoria y así correr más rápido que un sistema operativo de 32 bits; que me permita realizar mi trabajo más rápido es el beneficio.
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