Tratando con un Jefe Desorganizado

Artículo original:  Dealing with an Unorganized Boss  (Productivity 501/Mark Shead)

El jefe no sabe lo que se necesita hacer

Esto pasa en dos formas diferentes.  Algunos jefes saben exactamente lo que necesitan hacer pero no están realmente seguros sobre lo que le deberían hacer trabajar a usted.  Otros jefes no tienen claro lo que deberían estar haciendo (lo que por supuesto significa que no tienen la mínima idea sobre lo que usted debería estar trabajando).

Si se encuentra en esta situación, necesitará usted mismo dirigir la mayoría de su trabajo.  Sin embargo, todavía necesitará mantener informado a su jefe para estar seguro de que aprueba lo que está haciendo.  De otra manera, corre el riesgo de que le cambien sus metas una vez que ya empezó.

Una manera para realizar esto es el hacer una lista de todo lo que sabe que necesita ser hecho y pedirle que le diga en que le gustaría que esté trabajando.  Esto le pone en la posición de sentir que le está dirigiendo, lo que significa que estará más dispuesto a defender lo que usted está haciendo cuando sea necesario.  Como está involucrado está menos propenso a llegar tarde y pedirle que cambie lo que usted está haciendo.

Es muy importante asegurarse que todas las instrucciones que reciba estén documentadas.  Los jefes más desorganizados nunca pondrán algo por escrito por lo que cuando tenga una reunión donde le diga que trabaje en X y Y, no asuma que recordará esa conversación más tarde.  Sea proactivo realizando el seguimiento de su conversación con un corto correo electrónico resumiendo su conversación.  Esto le da un registro de lo que le han pedido y le da la oportunidad de aclarar cualquier cosa que haya sido mal entendida.  Si su jefe le pregunta por que está haciendo eso, puede referirlo al correo electrónico que resumió la reunión.

Jefes que se contradicen

Éste puede ser la persona más fastidiosa con la que se pueda trabajar.  En términos livianos, es como que está ligeramente confundido.  En situaciones realmente malas, estos jefes parecen totalmente trastornados y maliciosos.  Si tiene un jefe que le dice que deje de trabajar en X y luego regresa para preguntarle por que no está trabajando en Y, está trabajando con uno de estos jefes.

En la mayoría de los casos,  este tipo de gente no son descaradamente maliciosos; tienen una memoria muy corta, metas no claras y son muy desorganizados.  Puede usualmente mejorar la situación colocando sus instrucciones por escrito.  Por ejemplo, si su jefe le pide que deje de hacer algún trabajo y trabaje en X, escríbalo en su pizarra mientras está viéndole.  Para aspectos más grandes,  puede realizar el seguimiento con un memo o correo electrónico.

En algunos casos, podría querer bosquejar sus instrucciones y pedirle que las firme.  Obviamente, esto es válido si es algo sustancial, pero tener un plan o procedimiento para conseguir que su jefe firme puede ser una poderosa herramienta para usted.  Recuerde que eso no significa que su jefe no vaya a cambiar algo.  Solo asegúrese que cuando realice el cambio él se de cuenta que está haciéndolo.

En general, no quiere presionar demasiado en notar que tiene un jefe contradictorio.  No le golpee en la cabeza con lo que dijo anteriormente, pero solo mencione casualmente su posición previa o instrucciones como parte de aclarar lo que está diciendo en este momento.  Por ejemplo,  si su jefe le da un procedimiento el lunes y viene el martes con otro diferente, decir algo como "OK, ¿así que éste reemplaza (sacando sus notas o correo electrónico) al que me dio ayer o es un proceso solo para esta ocasión?"  Esto no es confrontacional y presenta una inquietud legítima que ayudará con suavidad a puntualizar que su jefe se está contradiciendo.

En algunos casos puede necesitar más apalancamiento para ayudar a animar a su jefe para mantenerse en sus decisiones.  Puede hacer esto haciendo públicas las decisiones de su jefe.  Esto funciona con decisiones de mayor impacto.  No le va a ayudar publicar cada tarea que su jefe le pide.  Sin embargo, las cosas que impacten a más de una persona son perfectas para este tratamiento.  Es mejor pedirle a su jefe que las distribuya.  Podría enviarle a su jefe por correo electrónico su resumen y decir algo como "Esta es la nueva política como yo la entiendo. Sería útil que usted la envíe a todo el equipo para que todos estemos al tanto.  Por favor edítela o modifíquela si es que no estoy en lo correcto."

Su jefe parecerá (por una vez) organizado al poner algo por escrito y le resultará más difícil cambiar de opinión porque "todos" saben lo que dijo.  Además le resultará más difícil olvidar.

Si su jefe es en realidad descaradamente malicioso, ninguna de estas técnicas funcionarán, pero podrá usarlas como un test  de prueba para ver si existe esperanza o si debería considerar mudarse a un ambiente de trabajo menos errático.

Jefes que no comunican

Muchos gerentes sin previa experiencia en liderazgo son pobres comunicadores.  Esto no es una sorpresa, porque las habilidades de comunicación requeridas para ser un buen gerente se aprenden generalmente solo a través de la experiencia.

Una situación común en la que se encontrará bajo este tipo de persona es la de trabajar en un equipo de gente fuera de sincronía.  Por ejemplo, su jefe le dirá acerca de un importante proyecto en camino, pero nadie más sabe de él sino hasta el último minuto.  Por otro lado, se puede encontrar en una posición donde todos los demás saben información crucial excepto usted.

La mejor solución es que su jefe aprenda a comunicarse como un líder.  Puede tratar de animarle a comunicarse mejor mediante sugerencias de reuniones semanales, memos al equipo completo, etc.  Sin embargo, si no puede cambiar a su jefe, aquí hay algunas cosas que podrían ayudar a mejorar la situación.

• Crear una dirección de correo electrónico de grupo para el equipo completo.  A veces, dar a su jefe un mecanismo para comunicarse con todos como un individuo, ayuda a mejorar la comunicación.
• Notifique a todos los del equipo sobre información crítica.  No asuma que su jefe le dirá a la gente lo que necesitan saber. Esto puede ser un simple asunto de síntesis  de lo que ha dicho su jefe y de envío de este resumen a través del correo electrónico, incluyendo a su jefe.  Su jefe tiene una oportunidad para aclarar si algo no se entiende o de cambiar de opinión.
• Crear reuniones informativas semanales con los compañeros de trabajo para tratar algo importante. Obviamente, es mejor si su jefe las dirige, pero aunque solo sea entre usted y sus compañeros, unos pocos minutos gastados en comunicación pueden ahorrar horas de trabajo en el futuro.

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